一、团队的组建和授权
六西格玛项目是在黑带/绿带带领下,由项目团队实施完成的。团队的作用是非常重要和不可替代的。六西格玛团队的组建是项目成功的基石。首先,需要明确团队的目标和职责,确保每个成员都清楚自己在项目中的角色和期望。其次,选拔团队成员时,应注重其专业技能、经验以及团队合作能力,形成优势互补的团队结构。最后,团队领导者应具备卓越的领导力、决策能力和沟通技巧,能够带领团队应对各种挑战。
授权是六西格玛团队成功运作的关键。团队成员需要被授予足够的权力,以便能够自主决策、独立行动。在授权过程中,领导者应明确每个成员的权责范围,避免权力重叠和冲突。同时,建立有效的沟通机制,确保团队成员之间的信息畅通,提高团队整体的协作效率。

六西格玛团队通常由以下人员组成并授权承担下述职责:
团队组长,由黑带或绿带担任,对整个项目负责。核心成员,是团队组长选择来实施项目计划的人员,一般由绿带担任,他们对团队组长负责,全程参与项目。扩展成员,即根据项目的需要,只需部分参与项目的成员,如团队中财务核算人员、供应商代表、个别的技术专家等。业务负责人,是项目所在部门的负责人和过程的管理者。倡导者,有时也直接参与团队活动,具体职责可查阅六西格玛管理组织结构。项目指导人或教练,是为团队成员提供六西格玛方法、工具指导的人员,一般由资深黑带或咨询顾问担任。为了使团队领导/组长履行好其职责,保证项目的顺利开展,在项目启动前,需要做好相应的准备工作。以下列出了可供六西格玛团队领导/组长参考的准备工作注意事项:
与业务负责人及发起人一起起草项目立项表;挑选小组成员;联系并欢迎成员加入;起草首次会议日程;安排会议后勤事项;选择一个启动会议时调节气氛的小技巧;与过程负责人建立联系,并让其了解项目的整体方向;做相关方分析;罗列小组所需外部支持人员名单等。二、团队发展阶段
随着团队成员共同工作,团队逐步进入成长和成熟阶段。理解这些发展阶段对有效的管理团队过程是很有价值的。这些阶段可能表现出不同的强度和持续期,这取决于团队的类型、团队工作环境以及构成团队的个体。达克曼描述了团队发展阶段的四个阶段(见图1)。
1.形成期
团队首次聚在一起,每个团队都是一个新的经历,甚至对那些以前曾参加过团队的成员来说也是如此。因此,在形成阶段,团队要阐明其目的,确定每个成员的角色,进行团队培训,以及制定可接受的行为准则。
2.震荡期
在此期间,团队成员对团队任务的真实情况已完全理解,但团队成员仍然首先作为个体来思考,并往往根据自己的经历做出决定,而不是与其他成员协商广泛听取建议。随着团队工作的进展,他们对于实现每个人项目目标的最佳方法存在分歧,甚至对项目的总体目标也可能存在分歧,这些分歧可能引起团队内的争论甚至矛盾。对此,团队组长应该事先估计到并通过与团队成员的个别沟通,鼓励成员发表解决问题的意见,排除障碍,必要时可以请业务负责人或倡导者出面支持。
3.规范期
在此阶段,团队已从关心个人问题转变为关注实现团队目标,个人已融入团队中,团队成员间会达到一定程度的彼此适应。团队成员开始就各种问题达成一致,并愿意为了团队而协商和消除分歧,因而在这个阶段团队有了更多的协商和对话,组长应予以支持和赏识。
4.执行期
在此阶段,团队已经成为一个具有高度凝聚力的整体。团队成员对他人的优缺点以及他们如何完成使命了如指掌,并能够群体解决问题,在此期间,团队实现目标上取得重大进展,团队组长可以更多授权。
虽然发展的四个阶段表明了时间的逻辑结果,但每个团队的实际发展过程千差万别。例如,前进到阶段3或阶段4的团队可能退回到阶段1或阶段2。如果他们认识到之前的假设并不成立,他们已用于决策的信息并不确切,或是由于工作的调动而改变团队的成员关系,这种情况就可能发生。一些团队可能在原阶段停滞不前,但项目的时间有限,必须在动态中及时调整、解决团队的问题。
三、团队动力
团队动力是推动六西格玛项目不断前进的动力源泉。一个高度团结、独立自主的团队能够产生强大的凝聚力和向心力,推动项目不断向前发展。为了激发团队动力,领导者可以采取以下措施:首先,设定具有挑战性的目标,激发团队成员的斗志;其次,建立激励机制,对团队成员的贡献给予及时、公正的认可;再次,营造积极向上的团队氛围,鼓励团队成员相互支持、共同进步;最后,提供必要的培训和发展机会,通过培训提升团队成员的专业技能和团队协作能力,帮助团队成员提升个人能力和职业素养,更好地适应项目工作需求。
四、团队绩效
团队绩效是衡量六西格玛项目成功与否的重要指标。一个成功的六西格玛团队应该具备高度的目标一致性、高效的协作能力和出色的项目成果。为了提升团队绩效,领导者应关注以下几个方面:首先,制定明确的绩效标准,确保团队成员清楚了解项目目标和期望;其次,建立有效的绩效评估体系,对团队成员的绩效进行定期评估;再次,对绩效评估结果进行反馈和沟通,帮助团队成员了解自己的优势和不足;最后,根据绩效评估结果制定改进计划,促进团队绩效的持续提升。通过有效的绩效管理和激励机制,可以确保团队成员始终保持高昂的工作热情和动力,推动项目不断取得新的成果和突破。
五、团队工具
用于团队工作的工具众多,例如:头脑风暴法、名义组技术、多重投票法、力场分析等都是常用的团队工作工具。这里简单介绍头脑风暴法。
头脑风暴法是一种激发创造力和产生新想法的有效工具。通过集思广益、畅所欲言的方式,激发团队成员的创造力和想象力,为解决问题提供新的思路和方法。在六西格玛项目中,头脑风暴法常用于问题的定义和解决方案的探索阶段。
在进行头脑风暴时,团队成员围坐在一起,自由地发表想法,保持开放和包容的氛围,不进行批评和评判。这样可以鼓励成员充分发挥想象力,提出各种可能的解决方案。