数字化时代，越来越多的企业开始基于企业微信构建自己的私域经营阵地。腾讯公司副总裁、企业微信负责人曾在2023年3月份公开表示，企业微信已经连接超过1200万家真实的企业及组织，每天通过企业微信服务的用户数达5亿。
对于这些企业而言，如何帮助他们用好企业微信实现结构性提效和增长，是一个重要课题。这正是江苏微盛网络科技有限公司（以下简称“微盛”）在做的事情。成立于2015年的微盛，深耕腾讯生态9年，是企业微信SCRM领域的开拓者和领跑者，目前已服务超100家500强企业，公司团队规模600余人，在广州、深圳、北京、上海、无锡、武汉等多个城市均设有分公司。
在服务全国各地企业的过程中，出差必不可少。面临差旅人数多、频次高的情况，微盛是如何解决员工差旅问题，为客户提供全方位、一站式服务体验的呢？
01
统一结算，员工无需垫资
对于很多员工来说，真正让人头痛的并不是出差本身，而是来回反复地的订车票、订机票、订酒店。这个过程中，员工需要个人购票，同时每个交易过程都需要索取发票以及后续保存好发票。员工垫资购票所伴随的，不仅仅是复杂的操作流程，更是对精力和体力的极大消耗，会大大影响员工对本身工作的热情和完成质量。
当然，财务所面临的压力也不小。比如，微盛团队近600人，每月处理的报销单、发票多达数百张，财务人员需要人工审核大量的消费单据和发票，工作量大且效率低下。
为了解决这一问题，微盛选择了与同采通进行合作。作为新一代商旅费控平台，同采通能够实现企业统一支付结算，员工无需垫付任何费用，也不需要个人开票。
此外，在同采通商城消费还支持统一开票，散票变整票。报销发票可以自动验真，规避了繁琐的审核流程。企业的消费支出可以追溯，财务对账也更加轻松。
对于商旅平台来说，很难的一点在于怎么收齐员工的自取票，比如火车票根。就此，同采通开发了自取票管理，系统默认出行5天后就要交票。如果没有及时交票，系统还会自动发送催交通知，也支持一键催票，催交通知会实时同步到企业微信，帮助微盛解决了收票难的大问题。
02
系统集成，打破数据壁垒
曾几何时，在公司快速发展的过程中，微盛也面临着多系统、多流程和数据孤岛的问题。这些问题对公司的管理和运营造成了一定的困扰。
比如，公司内部的系统或工具就有企业微信、HR系统、费控系统、财务系统和项目管理系统。相互之间没有形成统一的管理体系，导致部分数据不能流转共用形成闭环。
针对微盛存在的多系统操作和数据孤岛的问题，同采通在充分调研后提出了系统集成方案，帮助前者实现了基于企业微信费控系统的无缝集成。
简单来说就是，员工在OA上填写出差申请和公出申请，审批通过后，能够实时同步到同采通，员工可以直接关联这些单据进行在线预订和用车，提高了工作效率。
不光如此，微盛开启企微同步后，可以实时同步企微的组织架构至同采通。员工在同采通上提交的报销单，能够实时创建企微的审批通知，主管可以在企微工作台批量操作，提高了审批效率。
在财务方面，全流程的业务数据都会自动流转至同采通的凭证管理模块，系统会依据微盛的核算规则自动生成凭证，财务复核无误后，可以一键同步至金蝶财务系统。
当前，数字化转型已经成为企业未来发展的趋势。但是，不少企业的数字化转型仅仅是把线下的工作搬到了线上，对于业务本身的赋能并不明显。微盛选择利用同采通打通了项目工单系统。员工可以在订票页面选择对应的项目号，每个订单/报销单都会被项目负责人审核/审批。这样一来，企业后续可以对项目工单进行成本分析，辅助管理者对企业各项商旅费用做到心中有数。
03
成本分摊，多维费用管控
随着业务的快速发展，微盛在全国各地启动的项目数量也大幅增加，这就使得费用的归属变得相当复杂，每个项目都有其特定的费用归属要求，需要财务人员审核费用归属的准确性和项目分摊成本。
此外，由于每个项目的费用归属要求各不相同，员工在申请费用时也容易混淆。
借助同采通系统，微盛制定了费用归属组合分摊和审批模式。员工在预订和报销时可以填写多个费用归属维度，包括项目和成本中心。提交后，系统会自动将审批任务分配给相应的项目和成本责任主管。责任主管确认无误后，流程可继续流转。这种模式不仅简化了审批流程，还提高了费用归属的准确性和效率。
此外，同采通还提供预订和报销数据的实时落地功能。微盛可以随时查看多维度的费用报表分析，包括项目、成本中心、部门等多个维度的费用支出情况。这些报表为管理层提供了宝贵的数据支持。
在商城资源上，同采通拥有优质资源直供，包含：3000多条国内及国际航线预订、100万家酒店预订、12306在线预订和100+网约车品牌覆盖，同时嵌入多维度费用管控模型，支持按公司、部门、人员、角色等多个维度进行机酒火车的预订及退改签管控，这样既保证了员工的预订需求得到满足，也确保了费用的合规性和预算控制。
比如，根据公司差旅制度，两地行程大于一定公里数可乘坐飞机，以及火车票升座都可以自动触发内部审批，帮助了员工在紧急情况下能够出行，财务在收到票据后也不用花时间去核实升座的原因。
针对少量的费用如招待费等，同采通还提供了多维度的费用管控规则，可按部门、职级、角色、费用类型等多个维度设置管控规则，简化了报销流程，提升了报销合规程度。
自2023年12月微盛专项正式启动以来，微盛与同采通紧密合作，成功实现了差旅管理模式的智能化升级。最新的数据显示，员工报销时间节省了80%；财务审核报销时间节省了60%，员工的出差体验和企业的管理效率都有了大幅提升。
让专业的人，做专业的事。同采通与微盛合作的故事，或许能够给更多的企业带来一些启示：在激烈的市场竞争中，学会利用数智化的手段推动企业的转型发展，或许能够给企业带来弯道超车的发展新机遇。我们也希望更多企业，能够借助同采通的数智化商旅费控管理体系，全方位赋能企业降本增效，真正让数智化技术助推企业的未来发展。
