以下是一些编制WBS的软件推荐,如果你需要项目管理工具、PMP备考资料或者公开课,可以直接在文末领取!
1. WBS Chart Pro
2. Mindview

3. Excel
4. MindManager
5. Visio
6. Primavera P6
1. 100%完整性原则
工作分解结构(WBS)需要包含项目所有内外部交付物,确保每个层级的子任务都完整覆盖其父级任务的范畴,也就是说需要在同一层级上列出所有的分项。
如果不完整就会导致在执行过程中遗漏内容,如果超出100%就会导致范围蔓延,影响下一步的进度计划。举例来说,定制软件开发项目必须包括需求评估、设计、开发、测试和交付五个完整的模块。
然而,由于项目管理的特点,在项目规划阶段很难全面考量项目涉及的所有事项,对于一些远期才能完成的成果,项目初期可能无法进行详细分解。
2. 元素必须互斥
WBS结构中的各个元素必须相互独立,不得重叠交叉。相同任务只能在WBS的一个节点上出现,不能出现工作重复的情况。如果出现交叉情况,将给未来的任务和资源分配带来混乱,工期和成本的估算也不会准确。WBS的编制方法有多种,如以可交付成果、项目阶段、子项目、地理位置、部门等来编排,但最常用的还是以可交付成果和项目阶段为多,这两种方法更容易让我们做到不重不漏、相互独立。只有任务前期相互独立、责任到人,才能避免后期出现责任交叉和推诿扯皮。
3. 围绕产出进行计划
在列举WBS工作包时,要按照期望的产出物进行计划,而不能只是规划行动事件,因为后者要么事无巨细地堆叠,要么漏掉重要内容。这是一个比较难以掌握的原则,因为我们本能上都是习惯直接拆解工作。但流程项目的完成都是为了一个承诺的交付,这个交付标准决定了我们从第一天开始的所有工作内容。举个例子↓↓
为了策划一个婚礼,我们可以按部就班,依据习惯和他人的提醒列出WBS,但更好的出发点是一个婚礼所要满足的对象:新人的纪念、家人的感恩,亲友的参与和记忆。从这三个产出点着手,就可以更加完整和有目标地列出一场婚礼所有有意义的具体工作。
4. 合理确定工作包大小
项目所细分的工作包细密度并非越细越好,它的合理大小取决于多个因素。
首先,它和项目成员的工作成熟度有关。经验丰富的成员组成倾向于比较大块的工作包,让成员能够有自主性来围绕产出设计任务。过细的工作包会让成员感到被过度管理,而且需要花费过多的时间来更新任务状态。
其次,工作包的大小还和管理沟通模式有关。经常案头协作的行业,按照8-16个小时(也就是1-2天)的体量确定工作包大小可以配合每日或者隔日的会议;如果是外勤作业比较多的行业,按照更长时间完成的工作包大小可以适应每周开会的节奏。
最后,工作包也不能大到无法进行分工。每个工作包至少要能够明确到特定的负责人,如果是多人负责的一类事务则必须要进一步细分。
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