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01 制定会议计划
02 明确会议目标
03 编制会议预算
04 编制会议议程
05 确定会议日程
06 发布会议通知
一、制定会议计划
制定会议计划是做好会务工作的前提，大型的会议计划一般包括会议的名称、内容、指导思想、任务要求、会议地点、出席人员、会议日程安排、会议领导、注意事项等。
会议计划对会务工作具有指导作用，所以制定完善的会议计划以确保每个事项都满足会议的需要并达到会议预期目标。制定会议计划的具体步骤如下。
明确提出会议召开的背景或必要性确定会议的规模，包括总人数、与会者的职务、级别及会议天数提出会议的大体时间（日期）、地点组建会议筹备组，列出组成人员名单和分工，做好会议预案提请有关领导人与会并讲话组织好大会发言材料二、明确会议目标明确会议目标的过程，主要应当拟定会议的议题、会议名称和会议规模
行政文秘
三、编制会议预算文秘人员应当在会议召开之前制定会议预算。做好会议预算有利于按照预算规则安排有关工作，确保各项工作在不超出预算的情况下顺利进行，制定会议预算的要项具体如下。
四、编制会议议程
1．会议议程的内容
会议议程是指对会议的过程做出具体安排的文件，会议议程的重点主要包括议事程序以及会议的各项议题。
一般情况下，会议议程的具体内容应包括如下4大项，具体如下。
1 会议主席开场白
◎ 与会领导和与会人员介绍
◎ 会议所要达到的目标
◎ 会议所要解决的问题及其背景
◎ 会议主席或召集者的态度等相关内容
2 基本情况介绍
◎ 就会议主席所提出的问题找几位与会人员讨论，形成基本的概念和印象，以此为出发点进行思考，进而引发下一步的讨论
3 讨论发言出结论
◎ 约定发言人的顺序和发言时间，展开积极深入的讨论，求同存异，归纳主要的意见形成结论
◎ 将结论以一定的形式表述出来，形成决议，提交上级或传达下级
4 会议结束
◎ 会议达成决议后，会议主席或召集者需要对会后的工作做简单的安排，或明确向与会人员布置任务
2．会议议程表
编制会议议程表有利于会议各个事项的落实，具体如下。
行政文秘
五、确定会议日程1．拟定会议日程
文秘人员在会议之前应当做好会议的具体安排，并妥善拟定会议日程。文秘人员必须在会前将日程发给与会人员，会议日程可是文字也可用表格形式，表格形式的会议议程可以参照下表
2．拟定会议日程的注意事项
拟定会议日程过程中，应当注意以下三点的注意事项。
（1）会议日程表的内容必须与会议议程相一致
（2）在时间、地点和人员等问题上，如遇到变化，可做适当调整
（3）文秘人员制出会议日程表后，必须经主管部门领导审核后才能实施
六、发布会议通知1．确定与会人员
文秘人员在掌握了会议的基本情况以后，应当及时发布会议通知。发布会议通知之前，必须准确的确定与会人员。
（1）文秘人员可以参照下表所示的方法提出与会人员名单，并快速通知与会人员。
（2）在与会人员的名单确定后，文秘人员应及时通知与会人员，以便做好参加会议的准备工作，怎样通知与会人员，具体如下。
书面通知
◎ 书面通知具有正规、庄重的特点，也可作为入场或发布的凭证
◎ 尽早发通知，以便与会人员做好参会准备工作或预定返程的车票
◎ 发到机关内部的书面通知，要当事人签名，如别人代转，也要签名
◎ 与会人员的地址、工作单位、电话发生变化时，要及时修正
网络传真
◎ 发电报、电子邮件或传真通知与会人员
◎ 在收到电子邮件或传真以后，要求做好回执登记
◎ 详细记录好与会人员的到达时间、联系方式以及特殊需求
内部办公系统
◎ 文秘人员可以使用局域网如OA系统或单位内部的电子屏幕通知与会人员相关会议信息
2．会议通知单
在确定与会人员和通知方式之后，文秘人员应及时发送会议通知单。会议通知单必须将会议信息传达的更明白、准确、一目了然，有利于与参会人员沟通与信息收集，会议通知单可以参照下表。
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