在过去的采购过程中，xxxxxx有限公司面临一些挑战和问题。首先，由于采购过程分散在各个部门和项目中，信息沟通不畅，导致采购决策的效率和准确性受到影响。其次，采购活动涉及的供应商众多，管理和评估供应商的工作繁琐且缺乏统一标准。此外，采购过程中的文件管理、审批流程等环节存在着信息不透明、流程不规范等问题。
为了解决这些问题并提升采购管理效率，xxxxxx有限公司决定引入一套招采平台。该平台将集中管理采购流程，实现采购需求的透明化、标准化和规范化，提高采购决策的准确性和效率。通过招采平台，集团将能够更好地掌握采购信息、优化供应商管理、加强对采购流程的监控和控制。
该招采平台的实施将使xxxxxx有限公司能够更加高效地进行采购活动，降低采购成本，提高供应链的可靠性和稳定性。同时，平台将提供数据分析和报表功能，为管理层提供决策支持和业务洞察。通过引入先进的招采平台，xxxxxx有限公司将进一步加强自身在市场竞争中的竞争力，实现可持续发展。
建立招采平台是xxxxxx有限公司为实现更高效、规范和可持续发展而制定的战略举措。该平台的目标和目的如下：
l 提高采购效率
通过统一采购流程和规范，招采平台将简化采购操作流程，降低沟通成本和时间，并提供自动化的审批和协同功能。这将大大提高采购的效率和响应速度，加快物资和设备的采购周期。
l 优化供链管理
招采平台将集中管理供应商信息，建立供应商评价和分类体系，使集团能够更好地选择合适的供应商，优化供链结构。通过对供应商的全面管理和评估，集团能够确保供应商的质量、可靠性和稳定性，降低采购风险，并实现更好的成本控制。
l 降低采购成本
通过招采平台，xxxxxx有限公司将实现采购活动的标准化和集中化管理。这将带来规模经济效应，使采购过程更加透明和可控，从而降低采购成本。平台还将提供数据分析和报表功能，为集团管理层提供决策支持，帮助他们更好地掌握采购情况，优化资源配置，进一步降低成本。
l 建立稳定的供应商合作关系
通过招采平台，xxxxxx有限公司能够更好地管理供应商信息和合作关系。平台将提供供应商注册、资质审核和评价功能，确保只有合格的供应商参与采购活动。这将建立稳定的供应商合作关系，增加供应商的忠诚度和合作意愿，为集团提供更稳定和高质量的物资和服务。
通过实现以上目标，xxxxxx有限公司将建立一个高效、规范和可持续的招采体系，进一步提升企业的竞争力和市场地位，为业务发展提供有力支持。招采平台将成为集团全员参与的采购协同平台，为实现集团整体战略目标作出贡献。
1.4 项目范围序号
项目名称
功能描述
1
招标发布与管理模块
采购人员通过平台发布招标公告，并设定相关信息，如招标类型、截止日期等。
支持招标文件的上传和管理，包括文件版本控制和审批流程。
2
供应商投标报名管理模块
提供供应商信息管理功能，包括供应商注册、资质审核和评价等。
支持对供应商进行分类和筛选，以便采购人员选择合适的供应商。
3
采购需求发布与管理模块
各部门通过平台发布采购需求，并设定相关信息和截止日期。
支持采购需求的审批流程和协同处理，确保采购需求的合理性和及时性。
4
采购订单管理模块
采购人员使用平台创建采购订单，并设定相关细节，如数量、价格、交货日期等。
实施采购订单的审批流程，以确保采购过程的合理性和合规性。
5
审计管理
记录平台上的操作日志和事件日志，包括用户登录、数据修改、审批记录等，以提供审计和追溯能力；生成审计报告，对平台的使用情况、安全性和合规性进行评估和分析，以发现潜在的风险和问题；定义审计策略，包括审计日志的保留期限、审计级别和审计对象等，以满足公司的合规要求和监管需求。
6
系统管理
包括权限管理、组织机构管理、用户管理和用户授权
以上模块的目标是提高采购效率、优化供应链管理，并确保招标和采购的透明度和合规性。通过招采平台的使用，xxxxxx有限公司实现集中管理采购活动、优化供应商选择和评估、加强需求发布和订单管理的效率和准确性。同时，该平台还提供审批流程和协同处理功能，确保采购决策的合理性和团队协作的顺畅性。
2 总体概述2.1 业务概述
xxxxxx有限公司招采平台是为了提高采购效率、优化供应链管理以及实现招标采购的规范化和透明化而开发的一套系统。该平台旨在集中管理和协调集团内部的采购活动，包括招标发布与管理、供应商管理、采购需求发布与管理、采购订单管理等核心业务。
平台的主要业务概述如下：
l 招标发布与管理：允许采购人员发布招标公告，并设定相关信息，如招标类型、截止日期等。支持招标文件的上传和管理，包括文件版本控制和审批流程。
l 供应商管理：提供供应商信息管理功能，包括供应商注册、资质审核和评价等。支持供应商分类和筛选，便于采购人员选择合适的供应商。
l 采购需求发布与管理：允许各部门发布采购需求，并设定相关信息和截止日期。支持采购需求的审批流程和协同处理。
l 采购订单管理：允许采购人员创建采购订单，并设定相关细节，如数量、价格、交货日期等。实施采购订单审批流程，确保采购的合理性和合规性。
通过招采平台，xxxxxx有限公司实现以下目标和益处：
l 统一采购流程和规范，提高采购效率。
l 优化供应链管理，降低采购成本。
l 提高供应商管理水平，建立稳定的供应商合作关系。
l 实现采购数据的集中管理和分析，为决策提供依据。
l 加强招标公正性和透明度，确保采购过程合规性。
l 在实施过程中，平台还需要考虑安全性和权限控制，提供报表与统计功能以及良好的用户体验和界面设计。同时，还需要与其他系统进行集成和数据交换，以实现信息的共享和流通。
xxxxxx有限公司招采平台的目标是建立一套高效、规范且可靠的招采管理系统，提升企业的采购效能，优化供应链运作，并推动集团业务的发展和增长。
2.2 系统功能结构图2.3 供应商管理功能结构
2.4 采购管理功能结构
2.5 系统管理功能结构
3 技术、性能及约束3.1 操作系统要求软件系统在当前主流操作系统中使用，如：Windows 11及以今后升级版本的操作系统。软件系统同时在32位、64位操作系统下运行。系统建议使用Edge、谷歌浏览器等主流浏览器。
3.2 系统架构要求系统使用B/S架构，服务器支持window server2018以上。
3.3 系统定制化要求系统根据实际需求，对报表进行自定义,并通过设置打印样式。
3.4 系统管理要求能够记录人员登录、修改等操作日志和异常日志。系统提供便捷的数据库和文件备份功能。
3.5 系统帮助功能系统应提供完备的操作说明，每一次功能的改进系统都应实时更新操作说明，帮助文档描述应详尽。
3.6 数据库要求支持SQL server数据库，实现与我公司其它系统软件数据库对接，并按要求能够在不同系统间进行数据调用和传输。系统数据库设计要充分考虑到数据库长期使用增量增大带来系统运行变慢的可能，必须采取必要技术手段解决此问题。从根本上解决访问大数据量过慢的情况；加大系统的缓冲功能，常用的数据存储在缓存中，不占用数据库资源。
3.7 数据要求将现有公司、分公司、财务中的采购管理中的数据迁移至新系统，并保证新系统基础数据与资产数据一致。
3.8 系统运行能力确保系统响应时间，例如：页面查询浏览5000条记录响应时间在2秒内，详细信息浏览响应时间在2秒内。确保系统稳步运行，系统7×24h无故障连续运行。
3.9 系统硬件要求为了确保系统建设过程中软、硬件兼容效果，系统软件开发方同时提供并安装系统必须的硬件设备。为了确保系统建成后高效、稳定运行，提供的设备、材料必须确保稳定、耐用，要充分考虑现场环境和使用强度等条件，制定相关措施，确保设备的运行稳定、耐用。
3.10 用户友好的界面设计系统的用户界面应具备良好的用户体验，包括清晰简洁的布局、合理的颜色搭配和易于操作的控件。界面元素的排列应符合用户的习惯和直觉，使用户能够快速理解和使用系统的功能。系统的界面应具备响应式设计，能够根据用户所使用的设备自动适配不同的屏幕尺寸和分辨率。界面应兼容不同的操作系统和浏览器，确保用户无论在哪个平台上都能够正常访问和使用系统。
3.11 数据展示与交互系统应以直观、可视化的方式展示数据，如表格、图表、图形等，方便用户对数据进行分析和决策。对于用户的交互操作，系统应提供及时的反馈和提示，确保用户能够准确地完成操作并获得正确的结果。
4 功能性需求4.1 招标公告发布与管理4.1.1 招标公告发布
1) 业务描述
招标公告发布是指在招采平台上发布招标公告的过程。该功能适用于需要报价的采购物资，这些物资已经通过采购需求与管理模块获得了采购需求审批的采购需求单。通过招标公告发布，采购人员向供应商公开发布采购需求，并提供相关信息，如招标类型、截止日期、需求描述等。这样，潜在供应商参与竞标并提交报价。
2) 管理功能
l 招标公告编制：采购人员使用招采平台提供的编辑工具创建招标公告，填写公告标题、招标类型、截止日期等信息。
l 公告审核与发布：招采平台实施招标公告的审核流程，确保公告内容的准确性和合规性。审核通过后，采购人员将公告发布到平台上供供应商浏览和参与竞标。
l 公告修改与撤回：如果需要对已发布的招标公告进行修改或撤回，采购人员在招采平台上进行相应的操作。
3) 业务流程
l 采购需求获取：采购人员使用采购需求与管理模块获得经过审批的采购需求单。
l 招标公告编制：采购人员使用招采平台的编辑工具填写招标公告的相关信息，包括标题、类型、截止日期、需求描述等。
l 公告审核与发布：招采平台进行招标公告的审核流程，确保公告内容的准确性和合规性。审核通过后，采购人员将公告发布到平台上供供应商浏览。
l 公告修改与撤回：如果需要对已发布的招标公告进行修改或撤回，采购人员在招采平台上进行相应的操作。
l 供应商参与竞标：供应商在招采平台上查看已发布的招标公告，并决定是否参与竞标。
l 报价提交：供应商在招采平台上提交报价，并提供相关报价细节。
l 评标与选定：采购人员进行评标过程，根据规定的评标标准选定最适合的供应商。
4) 主要数据
l 采购需求单信息
l 招标公告标题
l 招标类型
l 截止日期
l 需求描述
l 评标标准
5) 输入输出要求
l 输入要求：采购人员需要提供经过审批的采购需求单信息，以及招标公告的相关信息，如标题、类型、截止日期、需求描述等。
l 输出要求：招采平台需要将招标公告发布到平台上，供供应商浏览和参与竞标。采购人员也可以进行公告的修改或撤回操作。供应商可以在平台上提交报价，并提供相关报价细节。采购人员通过评标过程，选定最合适的供应商。
6) 表单样式
4.1.2 招标文件评审
1) 业务描述
招标文件评审是指对采购招标文件进行审核和评估的过程。在招采平台上，采购人员可以将招标文件上传并提交给相关评审人员进行评审。评审人员根据招标文件的内容、要求和评标标准，对文件进行综合评估，并提供评审结果和建议。招标文件评审的目的是确保招标文件的准确性、合规性和可行性，为后续的投标和采购决策提供依据。
2) 管理功能
l 招标文件上传：采购人员可以在招采平台上上传招标文件，并确保文件的完整性和正确性。
l 评审任务分配：招采平台可以将评审任务分配给相应的评审人员，根据其专业背景和职责进行分配。
l 文件评审：评审人员根据招标文件的内容和要求，对文件进行评审，包括审核文件的合规性、技术要求的可行性等。
l 评审结果记录：评审人员将评审结果记录在招采平台上，包括评审意见、建议和对文件的可行性评估。
l 评审结果汇总：招采平台可以对评审结果进行汇总和统计，提供给采购人员和决策者参考。
3) 业务流程
l 招标文件上传：采购人员将准备好的招标文件上传至招采平台。
l 评审任务分配：招采平台将上传的招标文件分配给相应的评审人员进行评审。
l 文件评审：评审人员仔细审阅招标文件，对文件的合规性、技术要求的可行性等进行评审。
l 评审结果记录：评审人员将评审结果记录在招采平台上，包括评审意见、建议和对文件的可行性评估。
l 评审结果汇总：招采平台将评审结果进行汇总和统计，生成评审报告，并提供给采购人员和决策者参考。
4) 主要数据
l 招标文件：包括招标公告、招标说明、技术规范、合同草案等。
l 评审意见和建议：评审人员对招标文件的评审结果和建议。
l 可行性评估：对招标文件中的技术要求和要求的可行性进行评估。
5) 输入输出要求
l 输入要求：采购人员需要上传准备好的招标文件，并提供评审人员的相关信息。
l 输出要求：评审人员将评审结果记录在招采平台上，包括评审意见、建议和对文件的可行性评估。招采平台可以生成评审报告，并提供给采购人员和决策者参考。
6) 表单样式
4.1.3 招标评审
1）业务描述：
招标评审是指在招采平台上进行线上开标和线上评标的过程。在招标截止日期后，招采平台会自动进行线上开标，供应商可以通过平台提交电子投标文件。评标委员会成员可以在平台上对投标文件进行线上评审，包括技术、商务、价格等方面的评估。评审结束后，招采平台将生成评标结果并通知供应商。
2）管理功能：
l 线上开标：招采平台自动进行线上开标，供应商可以在截止日期前提交电子投标文件。
l 线上评标：评标委员会成员可以在招采平台上对投标文件进行线上评审，进行技术、商务、价格等方面的评估。
l 评标结果生成：招采平台根据评标委员会的评审结果，生成评标报告，并通知供应商中标结果。
l 评标结果通知：招采平台通过邮件或系统通知向供应商发送中标通知书，通知中标结果和后续合同签订流程。
3）业务流程：
l 线上开标：招采平台在招标截止日期后自动进行线上开标，供应商可以通过平台提交电子投标文件。
l 线上评标：评标委员会成员登录招采平台，在平台上对投标文件进行线上评审，进行技术、商务、价格等方面的评估。
l 评标结果生成：招采平台根据评标委员会的评审结果，生成评标报告，并通知供应商中标结果。
l 评标结果通知：招采平台通过邮件或系统通知向供应商发送中标通知书，通知中标结果和后续合同签订流程。
4）主要数据：
l 电子投标文件：供应商提交的线上投标文件，包括技术、商务、价格等内容。
l 评标报告：招采平台根据评标委员会的评审结果生成的评标报告。
l 中标通知书：招采平台向中标供应商发送的中标通知书。
5）输入输出要求：
l 输入要求：供应商需要在截止日期前通过招采平台提交电子投标文件。
l 输出要求：招采平台根据评标委员会的评审结果生成评标报告，并向中标供应商发送中标通知书。
4.1.4 中标发布1）业务描述
中标发布是指在招采过程中，当评标结束后确定中标供应商，将中标结果公布给相关方的过程。在招采平台上，采购人员可以将中标结果输入系统，并进行发布，以便供应商和相关人员获取中标信息。中标发布的目的是确保招标过程的透明性和公正性，通知中标供应商并进行后续的合同签订和采购流程。
同时，增加短信通知功能，可以在中标发布后，自动向中标供应商发送短信通知，及时告知中标结果。
通过与微信公众号的对接，招采平台可以实现实时的招标公告推送，提高信息传递效率，方便供应商了解最新的招标信息。
2）管理功能
l 中标结果输入：采购人员可以在招采平台上输入中标结果，包括中标供应商名称、报价信息等。
l 中标发布：招采平台可以将中标结果发布给相关供应商和其他相关人员，通知他们中标的结果。
l 合同签订：中标供应商和采购人员可以在招采平台上进行合同签订，确保采购的合规性和合同的有效性。
l 微信公众号对接管理：招采平台管理员可以设置与微信公众号的对接功能，并进行相关配置。
l 推送信息管理：招采平台管理员可以管理发布的招标公告信息，包括审核、编辑和删除。
3）业务流程
l 中标结果输入：采购人员将评标结束后的中标结果输入招采平台，包括中标供应商的名称、报价信息等。
l 中标发布：招采平台将中标结果发布给相关供应商和其他相关人员，通知他们中标的结果，并提供相关的采购合同等信息。
l 合同签订：中标供应商和采购人员可以在招采平台上进行合同签订的流程，确保采购的合规性和合同的有效性。
l 微信公众号对接：招采平台与微信公众号进行对接，确保实时推送招标公告信息。
l 供应商接收推送：通过微信公众号，相关供应商接收发布的招标公告推送。
4）主要数据
l 中标供应商信息：包括中标供应商的名称、报价信息等。
l 中标结果发布信息：包括中标通知、采购合同等相关信息。
l 微信公众号对接信息：记录与微信公众号进行对接的相关配置信息。
5）输入输出要求
l 输入要求：采购人员需要输入评标结束后的中标结果，包括中标供应商的名称、报价信息等。招采平台管理员需要在平台上发布招标公告，并进行与微信公众号的对接设置。
l 输出要求：招采平台将中标结果发布给相关供应商和其他相关人员，通知他们中标的结果，并提供相关的采购合同等信息。 发布的招标公告将通过微信公众号实时推送给相关供应商，供其查看和参与投标。
6）表单样式
4.1.5 招标查询
1）业务描述
招标查询是指用户在招采平台上进行查询已发布的招标信息的过程。通过招标查询功能，用户可以搜索并获取关于招标公告、招标文件、招标结果等相关信息。招标查询提供了便捷的途径，让用户快速了解和获取感兴趣的招标信息，支持用户进行准确的参与决策和采购计划。
输入输出要求：
2）管理功能
l 招标信息搜索：招采平台提供搜索功能，允许用户根据关键词、招标类型、截止日期等条件进行招标信息的搜索。
l 招标结果查看：用户可以通过招采平台查看已公布的招标结果，了解中标供应商、报价情况等相关信息。
l 招标文件下载：用户可以从招采平台下载招标文件，获取详细的招标要求和规定。
3）业务流程
l 用户进入招采平台并登录账号。
l 用户使用招标查询功能，输入关键词、招标类型、截止日期等条件进行招标信息的搜索。
l 系统根据用户的搜索条件返回相应的招标信息列表。
l 用户选择感兴趣的招标信息进行查看，查看详细的招标公告、招标文件等相关内容。
l 如果招标结果已公布，用户可以查看中标结果和报价情况。
l 用户可以选择下载相关的招标文件，以便进一步了解和参与招标活动。
4）主要数据
l 招标信息：包括招标公告、招标文件、招标结果等相关数据。
l 搜索条件：用户输入的关键词、招标类型、截止日期等条件。
l 中标结果：中标供应商、报价情况等相关数据。
5）输入输出要求
l 输入要求：用户需要提供搜索条件，如关键词、招标类型、截止日期等。
l 输出要求：招采平台根据用户的搜索条件返回相关的招标信息列表，并提供查看招标详情和下载招标文件的功能。
6）表单样式
4.1.6 中标通知书打印
）业务描述
当供应商成功中标后，系统自动生成中标通知书，并提供打印功能。中标通知书是向中标供应商发出的正式通知，确认其在招标过程中获得中标资格，以便进行后续的合同签订和交付事宜。
2）管理功能
l 生成中标通知书：系统根据招标结果自动生成中标通知书，并记录相关信息。
l 通知书打印管理：供应商中标后，采购人员可通过系统进行中标通知书的打印操作。
3）业务流程
l 供应商中标：在招标评审结束后，系统确认中标供应商。
l 生成中标通知书：系统根据中标结果生成中标通知书。
l 中标通知书打印：采购人员通过系统进行中标通知书的打印。
4）主要数据
l 中标供应商信息：供应商的名称、联系人、联系方式等信息。
l 招标项目信息：招标项目的名称、编号等信息。
l 中标通知书内容：包括中标供应商的具体信息、中标结果、合同签订等内容。
5）输入输出要求
l 输入：中标供应商信息、招标项目信息。
l 输出：生成的中标通知书，并提供打印功能。
4.2 采购需求发布与管理4.2.1 采购需求创建1）业务描述
采购需求创建是指在招采平台上基于已审批通过的物资请购单创建采购需求的过程。物资请购单是指在物资管理系统中经过审批流程后获得批准的需求单，包含了对特定物资或服务的需求描述和数量等信息。通过采购需求创建功能，用户可以将已审批通过的物资请购单转化为采购需求，并提供进一步的采购信息和要求。
2）管理功能
l 请购单选择：用户可以从物资管理系统中获取已审批通过的物资请购单，并选择其中需要采购的物资。
l 采购需求填写：用户在招采平台提供的表单或界面上填写采购需求的进一步信息，如具体规格要求、交货日期等。
l 附件上传：用户可以在采购需求中上传相关的附件文件，如技术规格书、需求说明等。
l 采购需求提交：用户完成采购需求填写后，可以提交采购需求以便进行后续的审批和处理流程。
3）业务流程
l 用户登录招采平台，并选择采购需求创建功能。
l 用户从物资管理系统中获取已审批通过的物资请购单列表，并选择需要采购的物资。
l 用户填写采购需求的进一步信息，如具体规格要求、交货日期等。
l 用户可以选择上传附件文件，如技术规格书、需求说明等。
l 用户完成采购需求填写后，可以提交采购需求以便进行后续的审批和处理流程。
4）主要数据
l 已审批通过的物资请购单信息：包括物资名称、数量、规格要求等相关数据。
l 采购需求的进一步信息：如具体规格要求、交货日期等。
5）输入输出要求
l 输入要求：用户需要选择已审批通过的物资请购单，并提供采购需求的进一步信息。可以选择上传附件文件。
l 输出要求：招采平台将保存用户填写的采购需求信息，并进行后续的审批和处理流程。
6）表单样式
4.2.2 采购需求审批
1）业务描述
采购需求审批是指在招采平台上对提交的采购需求进行审批和决策的过程。通过采购需求审批，管理层和决策者可以对采购需求进行审查、评估和决策，以确定是否批准采购请求并进一步进行采购流程。
2）管理功能
l 审批流程定义：管理层和决策者可以定义采购需求的审批流程，包括审批人员、审批顺序和审批条件等。
l 审批操作：审批人员可以对提交的采购需求进行审批操作，包括批准、驳回或转交审批等。
l 审批意见和备注：审批人员可以提供审批意见和备注，对采购需求进行评价和说明。
l 通知和提醒：系统可以自动发送通知和提醒给相关人员，以便及时处理采购需求审批。
3）业务流程
l 提交采购需求：采购人员在招采平台上提交采购需求，并将其送达到审批流程。
l 审批流程启动：系统根据定义的审批流程，将采购需求分配给相应的审批人员进行审批。
l 审批操作：审批人员根据采购需求的内容和审批条件，对采购需求进行批准、驳回或转交审批的操作。
l 审批意见和备注：审批人员可以提供审批意见和备注，对采购需求进行评价和说明。
l 审批结果通知：系统将审批结果通知给相关人员，包括采购人员和其他相关部门。
4）主要数据
l 采购需求信息：包括采购需求的详细信息，如物资名称、数量、规格要求等。
l 审批意见和备注：记录每个审批人员的审批意见和备注。
5）输入输出要求
l 输入要求：审批人员需要在招采平台上查看待审批的采购需求，进行审批操作，并提供审批意见和备注。
l 输出要求：系统将保存每个审批人员的审批结果和意见，并将结果通知给相关人员，包括采购人员和其他相关部门。
4.2.3 供应商报价管理1）业务描述
供应商报价管理是指在招采平台上管理和处理供应商提交的报价信息的过程。通过供应商报价管理，采购人员可以有效地收集、比较和评估供应商的报价，以支持采购决策和最终选择合适的供应商。
2）管理功能
l 报价请求：采购人员可以向供应商发送报价请求，包括所需物资的详细信息、数量和截止日期等。
l 报价收集：系统可以自动收集供应商提交的报价信息，并进行存储和管理。
l 报价比较：采购人员可以对不同供应商的报价进行比较，以便评估价格和其他条件。
l 评估供应商：采购人员可以对供应商的报价进行评估，考虑其价格、质量、交货能力等因素。
l 报价审批：管理层和决策者可以对供应商报价进行审批，确保采购决策的合理性和合规性。
3）业务流程
l 报价请求发送：采购人员向供应商发送报价请求，并提供所需物资的详细信息和截止日期。
l 报价收集：系统自动收集供应商提交的报价信息，并将其存储在招采平台上。
l 报价比较和评估：采购人员对不同供应商的报价进行比较和评估，考虑价格、质量、交货能力等因素。
l 报价审批：管理层和决策者对供应商的报价进行审批，确保采购决策的合理性和合规性。
l 供应商选择：基于报价比较和评估结果，采购人员选择合适的供应商，并进一步进行采购流程。
4）主要数据
l 报价请求信息：包括所需物资的详细信息、数量、截止日期等。
l 供应商报价信息：记录每个供应商提交的报价信息，包括价格、交货期限等。
l 供应商评估结果：对供应商的报价进行评估和比较的结果。
5）输入输出要求
l 输入要求：采购人员需要在招采平台上发送报价请求，并收集供应商的报价信息。
l 输出要求：系统将保存供应商的报价信息，并将其提供给采购人员进行比较、评估和选择合适的供应商。
6）表单样式
4.3 采购订单管理4.3.1 采购订单编制
1）业务描述
采购订单编制是根据招标评标结果，将选定的供应商和相关采购细节编制成正式的采购订单的过程。采购订单包括具体的采购物资、数量、价格、交货日期等信息，以确保供应商按照合同要求提供所需物资。
2）管理功能
l 采购物资选择：根据招标评标结果，选择合适的供应商并确定采购物资的具体细节。
l 采购订单编制：在系统中创建采购订单，填写相关信息，包括采购物资、数量、价格、交货日期等。
l 采购订单审批：采购订单需要经过审批流程，确保采购的合理性和合规性。
l 采购订单修改：根据实际需求，对采购订单进行修改和调整。
3）业务流程
l 评标结果确认：根据招标评标结果，确定选定的供应商和采购物资。
l 采购订单编制：在系统中创建采购订单，填写相关信息，包括采购物资、数量、价格、交货日期等。
l 采购订单审批：采购订单需要经过审批流程，确保采购的合理性和合规性。审批流程可能包括多级审批。
l 采购订单修改：根据实际需求，对采购订单进行修改和调整。
l 采购订单确认：采购人员确认最终的采购订单，并将其发送给供应商。
4）主要数据
l 采购物资信息：包括物资名称、规格、数量等。
l 采购订单信息：记录采购订单的详细信息，包括供应商、价格、交货日期等。
l 供应商信息：记录选定的供应商的相关信息。
5）输入输出要求
l 输入要求：评标结果信息，包括选定的供应商和采购物资。此外，还需要输入相关的采购细节，如数量、价格、交货日期等。
l 输出要求：生成采购订单，并将其保存在系统中。采购订单还可以导出为可打印或电子文档形式，以便与供应商进行沟通和确认。
6）表单样式
4.3.2 采购订单审批
1）业务描述
采购订单审批是指对采购订单进行审核和审批的过程。在该过程中，相关审批人员会对采购订单进行审查，确保采购的合理性、合规性以及与公司预算和需求的一致性。审批流程可以包括多级审批，并确保采购订单的准确性和可行性。
2）管理功能
l 采购订单提交：采购人员将编制好的采购订单提交给审批人员进行审批。
l 采购订单审批流程管理：设定采购订单审批流程，包括审批人员的设置、审批顺序和审批条件等。
l 采购订单审批：审批人员对采购订单进行审查和审批，并记录审批结果。
l 审批通知：向相关人员发送审批通知，包括待审批的采购订单信息和审批要求。
l 审批记录管理：记录采购订单的审批历史，包括审批人员、审批时间和审批结果等。
3）业务流程
l 采购订单提交：采购人员将编制好的采购订单提交给审批人员。
l 审批通知：系统向相关审批人员发送审批通知，提醒他们审批待处理的采购订单。
l 采购订单审批：审批人员对采购订单进行审查，包括验证采购的合理性、合规性和预算的符合性等。
l 审批决策：审批人员根据审查结果，决定是否通过、驳回或者需要进一步调整采购订单。
l 审批记录：系统记录每个审批人员的审批意见和审批时间，形成审批记录。
l 审批结果通知：向采购人员发送审批结果通知，包括采购订单的审批状态和相关意见。
4）主要数据
l 采购订单信息：包括采购物资、数量、价格、交货日期等。
l 审批人员信息：记录参与审批的人员和其相关信息。
l 审批意见和决策：记录审批人员对采购订单的审查结果和决策。
5）输入输出要求
l 输入要求：采购订单的提交信息，包括采购订单的细节和审批人员的信息。
l 输出要求：审批结果和相关意见，以及通知采购人员和其他相关人员的审批结果。审批记录也需要进行保存和管理。
4.3.3 采购文件归档1）业务描述
采购文件归档是指将已完成的采购文件进行整理、分类和存档的过程。在采购完成后，相关文件需要被妥善保存以备将来查阅和审计需要。采购文件包括招标文件、采购合同、报价单、审批记录等。
2）管理功能
l 文件整理和分类：将采购文件按照一定的规则和标准进行整理和分类，方便后续的存档和查阅。
l 文件存档管理：建立采购文件的存档系统，包括文件的编号、索引、存储位置等信息的管理。
l 文件索引和检索：建立采购文件的索引系统，使得文件能够被快速检索和查找。
l 文件保密和安全管理：确保采购文件的保密性和安全性，限制文件的访问权限，防止信息泄露和文件丢失。
3）业务流程
l 文件整理和分类：将已完成的采购文件进行整理和分类，根据文件的类型、日期等进行归档。
l 文件存档：将整理好的采购文件存储到指定的存档位置，标记存档位置和编号，建立文件的存档记录。
l 文件索引和检索：建立采购文件的索引，包括文件名称、文件编号、存档位置等信息，以便后续的检索和查找。
l 文件保密和安全管理：限制对采购文件的访问权限，确保文件的保密性和安全性，防止信息泄露和文件丢失。
4）主要数据
l 采购文件：包括招标文件、采购合同、报价单、审批记录等。
l 文件编号和索引：用于标识和索引采购文件的唯一编号和相关信息。
l 存档位置：记录采购文件存放的位置和存储介质，如电子存储或纸质存储。
5）输入输出要求
l 输入要求：已完成的采购文件和相关信息，包括文件的分类、归档位置等。
l 输出要求：建立的文件存档记录和索引，以及文件的存储位置和编号。
6）表单样式
4.4 供应商投标报名管理4.4.1 供应商注册及资质管理
1）业务描述
供应商注册及资质管理是指在招采平台上，供应商可以通过填写注册表格和提供相关信息，申请成为xxxxxx有限公司的合作供应商或者提供与本次投标相关的资质。供应商注册及资质管理的目的建立完善供应商数据库同时，响应具体的投标行为，方便采购人员选择合适的供应商，并与其进行业务合作。
2）管理功能
l 注册表格设计：设计供应商注册表格，包括供应商基本信息、联系人信息、经营范围、资质证书等。
l 注册信息收集：采集供应商填写的注册信息，确保信息的完整性和准确性。
l 供应商审核：对注册的供应商信息进行审核，验证其资质和合规性。
l 供应商分类和筛选：根据供应商的属性和特点，进行分类和筛选，以便采购人员选择合适的供应商。
l 数据维护和更新：对注册的供应商信息进行维护和更新，保证信息的及时性和准确性。
3）业务流程
l 供应商填写注册信息：供应商在招采平台上填写注册表格，提供必要的信息，如公司名称、联系方式、经营范围等。
l 提交注册申请：供应商提交填写好的注册表格，申请成为xxxxxx有限公司的合作供应商。
l 供应商审核：招采平台管理员对供应商提交的注册信息进行审核，核实其资质和合规性。
l 注册成功通知：审核通过后，向供应商发送注册成功的通知，并提供相应的登录账号和密码。
l 数据维护和更新：定期对已注册的供应商信息进行维护和更新，确保信息的准确性和及时性。
4）主要数据
l 供应商基本信息：包括公司名称、地址、联系方式等。
l 资质证书：供应商的资质证书和相关文件。
l 经营范围：供应商的业务范围和产品/服务类别。
l 注册申请状态：标识注册申请的状态，如待审核、审核通过、审核不通过等。
5）输入输出要求
l 输入要求：供应商填写的注册信息和相关证明文件。
l 输出要求：注册成功通知、登录账号和密码等供应商注册成功的相关信息。
6）表单样式
4.4.2 供应商评价管理
1）业务描述
供应商评价管理是指通过制定评价模板和设置评价批次，对参与供货的供应商进行打分评价，以评估其供货能力、服务质量和合作表现。通过供应商评价管理，可以帮助xxxxxx有限公司选择优秀的供应商，优化供应链管理，并持续改进供应商的绩效。
2）管理功能
l 评价模板设计：设计供应商评价的模板，包括评价指标、权重、评分等。
l 评价批次设定：设定评价的批次和周期，确定评价的时间范围和频率。
l 评价结果记录：记录每个评价批次的评价结果，包括供应商的得分、评价意见等。
l 供应商绩效分析：对供应商的评价结果进行绩效分析，识别优秀供应商和改进的空间。
l 改进措施跟踪：根据供应商评价结果，制定改进措施，并跟踪改进的执行情况。
3）业务流程
l 设定评价模板：根据xxxxxx有限公司的需求，制定供应商评价的模板，包括评价指标和权重。
l 设定评价批次：确定评价的批次和周期，设定评价的时间范围和频率。
l 进行供应商评价：在每个评价批次期间，对参与供货的供应商进行评价，填写评价表格并给予相应的评分。
l 记录评价结果：记录每个评价批次的评价结果，包括供应商的得分、评价意见等。
l 绩效分析和改进措施：根据供应商评价结果进行绩效分析，识别优秀供应商和改进的空间，并制定相应的改进措施。
l 跟踪改进执行：跟踪改进措施的执行情况，确保改进的有效性和持续改进的实施。
4）主要数据
l 评价模板：包括评价指标、权重和评分的定义。
l 评价批次：记录评价的批次和周期。
l 评价结果：包括供应商的得分、评价意见和评价人员的信息。
l 绩效分析报告：对供应商绩效进行分析和汇总的报告。
5）输入输出要求
l 输入要求：评价模板的设计和设定、供应商的评价数据、改进措施的制定等。
l 输出要求：评价结果的记录和绩效分析报告的生成。
6）表单样式
4.4.3 供应商产品展示模块
1）业务描述
供应商产品模块是在招采平台上增加的功能，旨在展示供应商的产品信息，包括产品名称、图片、价格、技术参数等详细信息。该模块只对授权用户可见，以确保供应商的产品信息在合适的范围内进行展示，同时为招采过程中选择供应商提供参考和便利。
2）管理功能
l 供应商产品信息管理：招采平台管理员可以管理供应商产品信息，包括添加、编辑、删除供应商的产品信息。
l 用户权限管理：招采平台管理员可以设置用户权限，确保只有授权用户可以查看供应商产品模块的信息。
3）业务流程
l 供应商产品信息录入：供应商在招采平台上可以提交其产品信息，包括产品名称、图片、价格、技术参数等。
l 管理员审核：招采平台管理员对供应商提交的产品信息进行审核，并确保信息的准确性和合规性。
l 授权用户查看：只有经过授权的用户，如采购人员和决策者，可以在招采平台上查看供应商的产品信息。
4）主要数据
l 供应商产品信息：包括供应商的产品名称、图片、价格、技术参数等详细信息。
l 用户权限信息：记录哪些用户有权查看供应商产品模块的信息。
5）输入输出要求
l 输入要求：供应商需要在招采平台上提交其产品信息，并等待管理员审核。
l 输出要求：经过审核的供应商产品信息将在招采平台上展示，只有授权用户可以查看。采购人员可以参考这些信息在招采过程中选择合适的供应商。
4.5 集成和数据交换
招采平台的集成和数据交换功能是确保平台与其他系统之间无缝连接的关键。
l 系统集成：平台与企业的其他关键系统进行集成，企业OA系统、物资管理系统、资产管理、财务系统等。通过集成，实现数据的共享和同步更新，避免数据的重复录入和不一致性。
l 数据格式和协议：在与其他系统进行数据交换时，需要考虑数据格式和协议的兼容性。确保平台能够理解和处理其他系统传输的数据，并能够按照规定的协议进行数据交换。
l 实时数据同步：对于需要实时数据同步的系统，平台支持实时数据接口和同步机制，确保数据的及时更新和一致性。
l 批量数据导入和导出：除了实时数据交换，平台支持批量数据的导入和导出功能。这样方便地将数据从平台导出到其他系统进行处理，或将数据从其他系统导入到平台中进行使用。
通过有效的集成和数据交换机制，招采平台能够与其他系统实现高效的数据流动和信息共享，提升整体业务流程的效率和准确性。
4.6 安全和数据保护平台具备安全性措施，包括用户身份验证、数据加密、访问控制等，以保护数据的机密性和完整性。需要遵守相关的隐私法规和数据保护政策，确保用户数据的安全和合规性。
用户身份验证：平台具备有效的用户身份验证机制，例如用户名和密码、双因素认证等，确保只有经过授权的用户能够访问系统和执行相的操作。
l 数据加密：敏感数据在传输和存储过程中进行加密，确保数据的机密性和防止数据被非法获取。
l 访问控制：根据用户角色和权限，平台实施严格的访问控制机制，确保用户只能访问其授权范围内的功能和数据。
l 隐私法规和数据保护：平台需要遵守相关的隐私法规和数据保护政策，例如个人信息保护法、GDPR等，确保用户数据的安全、合规性和保密性。
l 安全审计和监控：平台具备安全审计和监控功能，记录用户的操作日志和系统的安全事件，及时发现异常情况并采取相的对措施。
通过有效的安全和数据保护措施，招采平台能够保障用户数据的安全性和隐私性，提供可靠的数据保护保障，增强用户信任并降低潜在的安全风险。
4.7 用户信息审计和监控l 记录用户的登录日志，包括登录时间、IP地址等信息，用于安全审计和用户行为追踪。
l 提供管理员查看登录日志的功能，以监控用户的登录活动和识别异常行为。
l 支持登录异常检测和警报机制，及时发现并对可能的安全风险。
l 通过满足上述需求，招采平台的用户注册和登录功能能够提供安全、便捷的用户身份验证和管理方式，确保用户有效地访问平台并进行相关操作。
l 记录用户信息的修改历史，形成用户信息审计日志。
l 提供管理员查看用户信息审计日志的功能，以监控用户信息的修改和识别潜在的安全风险。
l 支持生成用户信息报告，统计和分析用户信息的分布情况和变化趋势。
通过以上用户信息管理的功能，招采平台能够有效管理用户的信息，包括录入、查看、编辑和维护用户信息，保障用户信息的安全和隐私，同时提供审计和监控机制，确保用户信息的合规性和安全性。
4.8 用户体验与界面设计在招采平台的开发过程中，用户体验和界面设计是至关重要的。以下是关于用户体验和界面设计的要点：
1. 直观易用的界面：设计清晰、简洁、直观的用户界面，使用户能够轻松地完成各项操作。采用合理的布局和导航结构，让用户快速找到所需功能和信息。使用明确的标签和按钮，提供一致性的操作方式，降低用户的学习成本。
2. 操作流程优化：优化操作流程，减少用户的操作步骤和繁琐的输入。提供可视化的引导和提示，帮助用户理解系统的功能和操作方式。合理分配信息的展示和输入界面，确保信息的完整性和准确性。
3. 响式设计：考虑不同终端和屏幕尺寸的访问，采用响式设计技术，使招采平台能够适各种设备，包括桌面电脑、平板电脑和手机等。确保用户在不同设备上都能够有良好的访问体验，无论是在大屏幕上还是小屏幕上浏览和操作。
4. 可访问性考虑：设计考虑到不同用户的需求和特殊情况，注重平台的可访问性。确保招采平台对于身体上、感知上或认知上有特殊需求的用户也能提供友好的使用体验。例如，提供合适的字体大小和颜色对比度，支持辅助技术的使用，以满足视力障碍或听力障碍的用户需求。
5. 持续改进和用户反馈：与用户保持紧密的沟通和反馈机制，不断收集用户的意见和建议。通过用户调研、用户测试和用户反馈，持续改进平台的用户体验和界面设计，提升用户满意度和系统的可用性。
通过关注用户体验和精心设计的界面，招采平台能够提供直观、易用的操作界面，使用户能够高效地使用系统，提高工作效率，并提供良好的用户体验。
