为此，我们介绍两个必会工具，它们可以帮助文字处理软件的使用者获得既要快、又要好的工作效果，并达到专业化使用的水平。它们就是“导航”窗格和“样式”窗格。
一、如何用“导航”窗格直观审核并简单调整文章的结构
目前职场中对专业化文档的评价包括两点：一是文章结构要清楚、二是文稿版式要规范。为实现直观审核、简单编辑的目标，便产生了文字处理软件（如：Word或WPS文字等），并设计、开发了两个相关工具，以提升此类文稿处理工作的效率和质量。包括：针对“文章结构要清楚”提供的工具为“导航”窗格；针对“文稿版式要规范”提供的工具为“样式”窗格。其中，“导航”窗格，主要作用包括：
注意：如果在Word软件行文过程中正确使用了“样式”功能，“导航”窗格内将自动显示文章的整体结构！
由此可见，“导航”窗格与“样式”窗格在Word软件的应用中是相伴而生的一对工具！
一旦融合应用，可达事半功倍之效！
下面，我们就先说说如何借“导航”窗格评价文章的结构是否清楚，以及如何利用“导航”窗格实现简单、快捷的结构编辑方法。
(一)用“导航”窗格直观评价文章结构是否清楚
Word软件为此提供的工具，叫“导航”窗格。评价文章结构是否清楚的思路，可依据《金字塔原理》课程中结构化思维模式的基本原则，方法为以下三个，只要依次完成审核，一篇文章是否达到专业化标准就一目了然了（见图 1）。
图 1 用“导航”窗格可以直观查看、评价文章的结构是否清楚
1.一审：文章的主题、层次和逻辑是否正确
这一部分的审核内容相对较多，属于重点审核内容。包括主题、层次和逻辑三个方面，分别说明如下：
l主题明确，主要看文章的标题，原则上应当明确主、谓、宾关系。而且标题内容应当针对其下的所有一级标题具有概括性！表述尽量单刀直入，开门见山。l结构清楚，主要是按层次查看各级标题的设置，是否遵循了“相互独立至穷尽为止”的原则！
即相关内容不掺和，也不能丢三拉四。l逻辑通畅，主要查看各个同级子标题的设置，是否遵循了“同属按顺序排列”的原则。即相同类型的信息集中表述，而且在集中后按逻辑顺序表述。
相关审核细节可参考《金字塔原理》课程中针对结构化思维的基本原则部分。
2.二审，各级标题编号的父子关系是否正确
在“导航”窗格中查看各级标题的序列编号，必须显示为正确的父子关系。包括：一级标题如果的“‘一’顿号”序列（如：一、二、三、……序），下级子标题则应当为“括号‘一’”序列“如：(一) (二) (三) ……”。依次类推。但是，如果在文稿排版中未使用“样式”和“多级列表”功能，“导航”窗格就很可能显示出文章标题编号的错位或不完整现象。
3.三审，各同级子标题间是否存在编号有一、无二的情况
最后，通过“导航”窗格再看一眼，同一级别，同一序列组中的标题编号，是否存在“有一，没有二”的情况。如果存在此类带编号的标题，本身就无意义，应当在审核后删除（降低为正文级）或添加相关序列子内容。
完成上述三步审核后，“导航”窗格显示的文章结构就是清晰、直观的，同时为简化结构关系的调整也奠定了基础。
最后，再重申一下文章结构是否清楚的审核评价标准（三句话）：
一审文章主题、层次和逻辑是否正确。二审各级标题的编号是否正确。三审标题编号不允许有一无二。
(二)用“导航”窗格查看文章内容并简化结构的编辑操作
由于“导航”窗格的作用就是两个，显性化文章的结构、简单化结构的编辑。所以只要掌握以下两组方法或技巧，就很容易达到文章结构清晰的专业化要求。
1.在宏观与微观间查看文稿内容，包括两项子内容
(1)一是，用展开或折叠方式，查看文章的结构
目的：在宏观与微观间查看文章的结构，以直观方式审核关系。
示例：折叠或展开将当前文章的第一个标题。
操作步骤：
步骤1:打开示例文档。通过“视图”选项卡“显示”组，单击“导航”复选框，让窗口左侧显示“导航”窗格。步骤2:移动鼠标光标至第二个一级标题左侧（按钮）位置并单击（见图 2），则该标题下属子标题折叠隐藏。以方便宏观查看大结构。
图 2 通过“大纲”视图可以在展开与折叠间查看文章结构
步骤3:再次单击标题左侧的按钮，则展开该标题下属的子标题结构。以方便查看细节。步骤4:如果希望快速处理文稿结构的展开与折叠状态，可单击“视图”选项卡，选择“大纲”命令（见图 3左），切换至“大纲”视图处理（见图 3右）。
图 3 在“大纲”视图中快速显示文章结构的方法
步骤5:然后，通过“大纲显示”选项卡，单击“显示级别”下拉按钮，选择适当的级别即可一次性按级别显示结构。(2)在文章的结构与内容间关联查看
目的：在文章结构（大纲）与文字内容间，查看、调理文章的思路。
宏观为“纲”，结构，可显示于“导航”窗格内，微观为“目”，内容，可显示于页面中。
条件：在Word文档中正确使用了“样式”功能，“导航”窗格才能显示文章结构。
操作步骤：
步骤1:打开示例文档，通过“视图”选项卡“显示”组，单击“导航”复选框，让窗口左侧显示“导航”窗格。步骤2:单击“导航”窗格中的任意标题，页面将会自动跳转至对应的文稿内容位置（见图 4）。这样，就可以直观建立结构与内容的关联，避免审核文稿逻辑关系时，由于页面的翻转干扰到思路的整理。
图 4 通过“大纲”视图，可以快速切换至标题对应的页面
2.简化文稿结构的调整
目的：按文章结构调整层次间的逻辑顺序。
按前面关于“逻辑关系要通畅”的要求，常常需要将某一标题及所属内容（包括其下子标题及内容），整体移动至结构的指定位置，以改变其逻辑的表述顺序。
示例：将文章的第二个一级标题（含其内容），移至第一个一级标题前面。
操作步骤：
步骤1:打开示例文档，通过“视图”选项卡“显示”组，单击“导航”复选框，让窗口左侧显示“导航”窗格。步骤2:移动鼠标光标至第二个一级标题左侧三角按钮位置（见图 5），按住鼠标左键并向上拖拉，同时观察屏幕显示状态。
图 5 在“大纲”视图中可以快速、简单、准确地处理结构性编辑
步骤3:拉至第一个一级标题上方后（显示一条横线），放松鼠标左键，即可将文章中第二个一组标题及所属内容，一并移动到第一个一级标题的前面。(三)附：关于专业文稿评价的理论标准
根据《金字塔原理》课程对文章写作的要求，我们可以明确：能够辅助阅读的专业化文章，即能将混沌的思路以清晰化的形式加以表述，应当具备三个条件，即：
l一是，主题要明确。一篇文章只允许一个主题，且要求表述明确、简练且概括性强。一般体现在文章的标题中。通常要求开门见山！主、谓、宾齐全。l二是，结构要清楚。以文章的主题为终极目标，分层展开与主题相关的细节，以便将混沌的思路在拆分子结构的过程中清晰化。一般体现为文章的各级标题，并使各标题间的父子关系显性化。拆分子标题的常规要求是，相互独立至穷尽为止！
l三是，逻辑要通畅，以拆分的文章结构为基础，判断同一级别的各个子标题之间，是否遵循同属按顺序排列的逻辑关系，以辅助认知、理解和记忆。
由此就形成了职场文章评价的基本标准：主题要明确、结构要清楚，逻辑要通畅。相关细节内容，请参考《金字塔原理》课程中有关结构化思维的基本原则一节。
二、如何用“样式”窗格，直观审核并简单调整文稿的版式
如前所述，文字处理中设计“样式”窗格的主要作用包括：
l可以通过直观、显性的状态判断文稿版式是否整齐、统一且规范。l提供了一组与版式规范相关的修饰功能，可以用简单、高效的方法，批量化处理文稿版式的修饰操作，大大减轻了在页面中修饰操作的重复性麻烦。而且，一旦正确使用了“样式”功能，“导航”窗格内将自动显示文章的整体结构！
由此可见，“样式”窗格与“导航”窗格在文字处理软件的应用中是相伴而生的一对工具！
一旦融合应用，可达事半功倍之效！
下面，我们就说说如何借“样式”窗格评价、判断版式是否规范，以及如何运用相关技巧实现快速、规范化修饰的方法。
(一)明确如何使用“样式”窗格查看文稿版式是否规范的方法
借助“样式”窗格判断文章版式是否规范的标准，只有一条：
当前文稿的“样式”窗格内，只显示出与规范排版相关的一组“样式名”，而没有任何“格式名”。则说明本文稿整体版式规范、格式统一整齐！
反之，只要“样式”窗格内显示出“格式名”（哪怕只有一个），也说明文稿必然存在着不规范版式（乱版现象）。
所以，准确判断版式是否规范的方法，关键在于准确判断“样式”窗格内的“样式名”和“格式名”。判断方法如下：
l判断“样式名”的方法（两点）：一是其名称包含确切的含意（如名称显示为“标题”、“标题1”、“标题2”、“正文”、“落款”等；二是“样式名”内外均不显示任何修饰参数。l判断“格式名”的方法：凡以若干修饰参数组合而成的名称，均可判断为“格式名”！，如：名称中显示“字体”、“字号”、“颜色”等。
另外，在“样式”窗格中显示的一组“样式名”（俗称“样式表”），也应当按“相互独立至穷尽、顺序排列”的结构显性化原则组织排列。
最后，再重申一下文稿版式是否整齐、规范的审核评价标准（一句话）：
当前文稿的“样式”窗格内，只能显示出一组与规范排版相关的“样式名”。
(二)使用“样式”窗格简化格式修饰的操作方法
本节介绍五种方法，重点为前三个方法，相对重要且学习容易，后两个方法可参考学习。
1.方法一：为常用“样式名”设置快捷键
目的：在输入文字内容时，通过样式快捷键完成规范修饰。主要针对文章的各级标题。
规则：常规只为样式名“标题1”至“标题3”设置快捷键即可，对应的快捷键常规为功能键“F2”至“F4”。
说明：该组快捷键一旦在某台计算机上设置一次，将可以终生、跨文档使用！
示例：为“标题1” 样式设置快捷键，即功能键“F2”。其他标题快捷键设置方法相同。
操作步骤：
步骤1:打开任意Word文档。单击“开始”选项卡“样式”组右下角的开关，将“样式”窗格显示于窗口右侧。步骤2:单击“标题一”样式名右侧的下拉按钮，显示命令列表（见图 6）。单击“修改”命令显示“修改样式”对话框。
图 6 创建标题样式快捷键的方法
步骤3:单击对话框右下角的“格式”按钮，并从命令列表中选择“快捷键”命令，然后显示“自定义键盘”对话框（二级对话框）。步骤4:将“插入点”光标定位于“请按新快捷键”框内（默认），单击键盘上的功能键“F2”，并显示其中。再单击对话框中的“指定”按钮，使功能键名称“F2”移动并显示于“当前快捷键”框中。步骤5:最后，单击“自定义键盘”对话框中“关闭”按钮，返回“修改样式”对话框，再单击“确定”按钮，返回文档页面，完成一个标题样式的快捷键设置。重复上述操作步骤，可以分别将“标题2”样式赋值给功能键“F3”，“标题3”样式赋值给功能键“F4”。记住，此设置可一劳永逸的！
样式快捷键具体使用方法，可参见下面的应用。
2.方法二，用模板行文，并实现快速、规范排版
目的：利用“模板”文档内置的一组样式名称，借样式快捷键实现快速、规范化排版的要求，以避免大量手工、重复性处理过程。
操作步骤：
步骤1:通过“资源管理器”打开指定的模板文档，如“模板-普文五正.dot”。默认显示空白页面，且“插入点”光标居中显示。步骤2:通过“视图”选项卡“显示”组，单击“导航”复选框，窗口左侧显示“导航”窗格。步骤3:单击“开始”选项卡“样式”组右下角的开关，将“样式”窗格显示于窗口右侧。同时可见，页面“插入点”位置对应的样式名为“标题”（见图 7）。
图 7 在页面中选择修饰对象（如段落），通过“样式”窗格选择样式名称
步骤4:输入标题文字（如“文章标题”）后，单击“回车”键，新自然段落默认对应于“正文缩进”样式。 说明：凡使用“标题”类样式修饰的段落，“回车”后的接续段落，默认均为“正文缩进”样式。步骤5:单击功能键“F2”，新段落由“正文缩进”样式更改为“标题1”样式。输入标题内容，如“一级标题”。“回车”后又生成一个新的“正文缩进”样式段落，输入“正文段落文字”（见图 8）。
图 8 在标题类样式段落位置“回车”后，可自然生成“正文缩进”样式
步骤6:以后的操作类推。即，新段落如果属于正文格式，直接输入文字内容；如果属于不同级别的标题，可按需单击功能键“F2”至“F4”。其他段落格式的修饰，可以在选中段落的前提下，单击“样式”窗格内对应的样式名，如“标题”、“落款”等。用上述方法在模板文档中输入内容后，即可看到：“导航”窗格中已经自动且清晰地显示出该文章的层次结构。
3.方法三，快速、批量修改当前文稿中同类对象的格式
目的：快速修饰同类段落的格式，避免“格式刷”功能在批量修饰中容易产生的丢三拉四现象。而且还可以用更换模板的方式，快速改变当前文稿的整体版式风格。
示例：针对文章中的所有三级标题，用样式实现快速、规范化修饰。达到格式整齐并统一的目标。
操作步骤：
步骤1:打开练习文档“2例通知-样式成.doc”。启动“导航”和“样式”窗格，分立于窗口左右两侧。步骤2:随便选择一个三级标题段落，使其显示反白状态（见图 9左）。再通过“开始”选项卡单击“字体颜色”并选择“红色”，以改变此三级标题段落的文字颜色。
图 9 用“样式名”可以快速、批量统一同类格式的修饰
步骤3:最后，通过“样式”窗格单击“标题3”右侧的下拉按钮，单击命令列表中的“更新……以匹配所选内容”命令，即可将本文中所有相同级别的段落，一次性完成格式修改（见图 9右）！不会丢三拉四的。
试想：如果一篇文稿的规范版式由“标题”、“标题1”、“标题2”、“标题3”、“正文缩进”和“落款”六个样式组成，是不是只要对六个样式重新设置修饰参数一次，并分别更新以匹配，整篇文稿的版式就会焕然一新了？
4.方法四，用模板文档快速整理当前文档的不规范版式
目的：将现有排版不规范的文稿，用规范的模板进行快速、规范化处理，以达到版式整齐、结构清楚的专业化水平。
示例：以素材文件“例通知-样式素.doc”为基础，调用模板文件“模板-普文五正.dotx”将其调整为版式规范的文档。
操作步骤：
步骤1:打开待规范化格式处理的文档，如“例通知-样式素.doc”。启动“导航”和“样式”窗格，分立于窗口左右两侧。步骤2:通过“开发工具”选项卡单击“模板”组中的“文档模板”命令，显示“模板和加载项”对话框。单击“选用”按钮打开“选用模板”窗口，单击“选用”按钮打开“选用模板”窗口（见图 10）。
图 10 调用模板以快速修饰当前文稿的版式
步骤3:找到模板文件的存放位置，双击模板文档名称（如“模板-普文五正.dotx”），或先单击选中，再单击“打开”按钮，返回“模板和加载项”对话框，单击“自动更新文档样式”复选框后，再单击“确定”按钮。在当前文档中调用模板的过程结束，返回页面。此后，“样式”窗格内可见从模板文档中引入的规范样式名称。注意：此时“样式”窗格内还显示着大量的“格式名”，说明针对同类对象（如段落）曾经被设置过不同的修饰格式，即乱版的原因。此后我们要做的工作，就是借“样式”窗格这一工具，逐一找到文章中那些“格式名”所对应的段落，再用规范的“样式名”加以替换，此文的版式就可以显示出规范、整齐并统一的了。
条件：此时必须能够准确判断“样式”窗格哪些名称为“格式名”，哪些为“样式名”。
继续操作如下：
步骤4:移动鼠标光标在页面中单击一个看上去好像是一级标题的段落（其中显示“插入点”光标）。观察“样式”窗格内与之对应的“格式名”（显示出蓝色框线），单击该“格式名”右侧下拉按钮，显示命令列表（见图 11）。
图 11 通过页面选中对象，找到对应的“格式名”
步骤5:其中“选择所有X个实例”项，说明此格式在当前文稿中曾经被修饰过X个段落。用鼠标左键单击此项后返回页面，那X个对象就被一并选中（显示为“反白”状态。步骤6:如果此时判断该段落应当为一级标题的修饰格式，可直接单击功能键“F2”。其后，“样式”窗格内的那个“格式名”就自动消失，同时“导航”窗格显示此标题条目（见图 12）。
图 12 针对标题段落运用标题样式名后，标题结构将显示于“导航”窗格中
针对“样式”窗格中的其他“格式名”，重复上述三个操作步骤（即：哪个格式名在捣乱？点出来让我看看！
再用样式名规范！
）。最终就可以让“样式”窗格中只显示与本文版式相关的一组“样式名”。
注意：“样式”窗格中如果没有了“格式名”，就说明此文的版式规范工作已经完成。没有必要再逐页查看了。
5.方法五，按自定义要求创建“样式表”
目的：在“样式”窗格中，按文稿整体版式要求规划一组“样式名”，或创建，或修改。以形成一组用于快速、规范化排版的“样式表”。
示例：以普通公文的版式为例，设置一个文章标题的样式，如“标题”）、三个层级标题的样式（如“标题1”至“标题3”、一个名为“正文”的样式和一个名为“落款”的样式。
操作步骤：
步骤1:打开一个空白的文档，启动“导航”和“样式”窗格，分立于窗口左右两侧。说明：在“样式”窗格中，默认提供了一组常规“样式名”，只是目前均非我们所需要的格式。所以可以使用“修改”样式的方法，将它们定义成自己需要的格式。以文章标题为例，如果我们希望的修饰参数包括：黑体、二号、居中格式。继续操作如下：
步骤2:在“样式”窗格中单击“标题”样式名右侧下拉按钮，再单击“修改”命令，显示“修改样式”对话框。步骤3:通过“格式”区，分别选择“黑体”和“二号”，以及下方工具栏中的“居中”即可。最后，单击“修改样式”对话框中的“确定”按钮，返回页面。完成某一样式的自定义修改工作。说明：其他复杂的格式设置，可单击对话框左下角的“格式”按钮，选择命令列表的其他项目即可。
针对“样式”窗格中的其他“样式名”设置，可重复上述操作。这样就可以将默认的样式表，修改成符合当前文稿版式的样式表。
其他有关创建“样式”的方法（如：命名法、匹配法），就不在此一一赘述了。我们将通过系统课程加以说明。
最后，再次强调本课程介绍的一对孪生工具（即“导航”窗格和“样式”窗格）。这两个工具只有在融合运用时，才能发挥最大效用。“导航”窗格虽然可以有效控制文章的整体结构，但是，如果控制文稿版式的“样式”窗格使用不当，“导航”窗格中也难完整显示文章的结构，就无实质意义了。希望学习过程务必把握这一要领！
一旦正确使用了上述两个工具，隐性的思维就可以通过显性的文档形式加以呈现，既可以辅助思维能力的提升，也可以简化所有的复杂操作过程。所以，这两个工具使用的状态，就可以作为目前该软件使用是否达到了专业化水平的评价标准。
如果您还希望深入学习文字处理软件（如：Word或WPS文字）的其他应用，或希望快速解决一些自己文档处理方法的问题，可以向我们约课（包括系统课程和一对一的辅导课程）。
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