在智能化技术迅猛发展的今天，传统采购流程中的手工操作模式正受到前所未有的挑战，特别是在文档的起草和核查阶段。这些流程往往依赖于大量的纸质文档、重复的数据输入以及繁琐的多层级审批流程，不仅耗时低效，还容易因为人为疏忽产生错误，进而影响采购的流畅度和准确性。为了应对这些挑战，北京中烟创新科技有限公司（简称“中烟创新”）推出采购文件编制与审核系统。该系统融合了前沿的人工智能技术和标准化的文档模板，实现了文件起草的自动化和核查的智能化。通过该系统，用户可以轻松、高效地完成采购文档的编制与审核工作，极大地提升了工作效率，减少了人为错误，为企业的采购流程带来了全新的变革。
基础信息灵活性配置
该系统支持用户根据企业的特定业务管理和编制规范，实现各类业务基本信息的直观定制与灵活调整。它涵盖了从模板设计、常规业务规则配置，到投标报价细则定义等多维度功能，确保所有业务场景的基础系统组件得以高效整合，并安全存储于数据库中。这样的设计旨在实现信息的即时可访问性和便捷管理性，优化业务流程管理效率。
文件编制流程化操作
在优化采购文件编制流程中，我们的系统专注于为用户提供一个既直观又高效的体验。为此，我们打造了一套智能化向导系统，赋予用户根据实际情况灵活定制的强大能力。
采购文件编制时，系统即刻开启一段引导式旅程，分步引领用户精准完成每项核心任务。这期间，用户不仅能够顺畅地输入诸如评分准则、采购物品明细等基本要素，还享有高度灵活性，可随时对已录入信息进行调整、修订乃至移除，确保文件内容精准贴合实际需求，这一设计保证了采购文档的严谨性和时效性。
修改内容清晰化标注
在采购文件的编制流程中，为了确保各个环节的清晰度和可追溯性，我们引入了颜色编码系统来标识不同时机下可修改的内容。
按照修改时机的不同，将可修改的部分标注不同的颜色。例如编制过程中需要修改的内容标注为黄色，审核前编制人员确认的标注为蓝色，审核完成后需要招标代理机构修改的标注为其他颜色。
审核结果定位式查看
当提交采购文件进行审核后，系统会智能地识别并明确标示出存在问题的具体位置，同时提供详细的说明。业务人员只需点击左侧的提示信息，便能迅速聚焦到具体的审核位置，极大地提高了工作效率。此外，系统还特别支持人工介入的功能，允许专业人员进行复核，并在必要时对信息进行修正和补充，确保采购文件的准确性和完整性。
文件编制智能化提醒
在文件编制的过程中，智能化提醒功能能够显著提高工作效率和响应速度。在计划采购日期前的15天，系统会首先进行第一次提醒。这次提醒的目的是让业务人员提前了解即将到来的采购任务，并为后续的准备工作留出充足的时间。在计划采购日期前的7天，系统会进行第二次提醒。在计划采购日期前的3天，系统会进行最后一次紧急提醒。这次提醒将直接通知业务人员采购日期的临近，并强调必须按时完成文件编制的重要性。
系统权限严格性把控
在系统设计中，对于权限的严格把控是确保数据安全、操作规范以及信息保密性的关键措施。在智能提醒功能上，系统会根据用户的部门归属，智能筛选出该部门下的采购计划进行提醒。在文件查看功能上，我们也进行了严格的权限控制。用户只能查看自己编制完成并已提交审核的文件。
软件产品认证|软件著作权
自创立以来，北京中烟创新科技有限公司（简称“中烟创新”）始终秉持着科技创新的核心理念，致力于人工智能研发与前沿技术探索，不断引领千行百业的数字化转型与智能化升级。经过团队的辛勤努力与不懈追求，中烟创新的采购文件编制与审核系统成功通过了严格的“软件产品认证”，并在国家版权局登记自主研发产品软件著作权。
采购文件编制与审核系统上线运行，这标志着中烟创新在采购数智化转型路上又迈出了坚实的一步，初步实现了采购文件编制与审核标准化、自动化、智能化。采购文件编制与审核系统的成功认证，标志着中烟创新在人工智能领域的领先地位得到了业界的广泛肯定，同时也展现了公司在数智化转型道路上所取得的显著成果！
