（1）管理依据
在软件开发过程中，管理者必须了解开发的进度、存在的问题和预期目标。每一阶段计划安排的定期报告提供了项目的可见性，把开发过程中发生的事件以某种可阅读的形式记录在文档中。定期报告还提醒各级管理者注意该部门对项目承担的责任及该部门效率的重要性。
开发文档规定若干个检查点和进度表，使管理者可以评定项目的进度，如果开发文档有遗漏、不完善或内容陈旧，则管理者将失去跟踪和控制项目的重要依据。
管理人员可把这些记载下来的材料作为检查软件开发进度和开发质量的依据，分析评估项目、检
查调整项目/计划、调配专用资源，实现对软件开发的工程管理。
（2）任务之间联系的凭证
大多数软件开发项目通常被划分成若干个任务，并由不同的小组去完成。学科方面的专家建立项目，分析员阐述系统需求，设计员为程序员制定总体设计，程序员编制详细的程序代码，质量保证专家和审查员评价整个系统性能和功能的完整性，负责维护的程序员改进各种操作或增强某些功能。
这些人员需要的互相联系是通过文档资料的复制、分发和引用而实现的，因而，任务之间的联系是文档的一个重要功能。大多数系统开发方法为任务的联系规定了一些正式文档。
分析员向设计员提供正式需求规格说明，设计员向程序员提供正式设计规格说明等
（3）质量保证
软件文档能提高开发效率。软件文档的编制使得开发人员对各个阶段的工作都进行周密思考、全盘权衡、减少返工。并且可在开发早期发现错误和不一致性，便于及时加以纠正。那些负责软件质量保证和评估系统性能的人员需要程序规格说明、测试和评估计划、测试该系统用的各种质量标准，以及关于期望系统完成什么功能和系统怎样实现这些功能的清晰说明；必须制订测试计划和测试规程，并报告测试结果；他们还必须说明和评估完全控制、计算、检验例行程序及其他控制技术。这些文档的提供可满足质量，保证人员和审查人员上述工作的需要。
（4）培训与参考
软件文档作为开发人员在一定阶段的工作成果和结束标志，它的另一个功能是使系统管理员、操作员、用户、管理者和其他有关人员了解系统如何工作，以及为了达到他们各自的目的，如何使用系统。
（5）软件维护支持
记录开发过程中有关信息，便于协调以后的软件开发、使用和维护。
维护人员需要软件系统的详细说明以帮助他们熟悉系统，找出并修正错误，改进系统以适应
用户需求的变化或适应系统环境的变化。软件文档提供对软件的运行、维护的有关信息，便
于管理人员、开发人员、操作人员、用户之间的协作、交流和了解。
（6）历史档案
良好的文档系统，作为全组织范围内共享所存储的文档信息，对于软件企业而言，也是一个很好的学习资源。
通常文档记载系统的开发历史，可使有关系统结构的基本思想为以后的项目利用。系统开发人员通过审阅以前的系统以查明什么部分已试验过了，什么部分运行得很好，什么部分因某种原因难以运行而被排除。良好的系统文档有助于把程序移植和转移到各种新的系统环境中。
（7）销售可能
软件文档便于潜在用户了解软件的功能、性能等各项指标，为他们选购符合自己需要的软件提供依据。
良好的文档管理是优秀项目的重要标志，文档是软件开发规范的体现和指南，也是记录和管理知识的重要形式。文档与知识管理文档是固化的知识，是显性知识的重要载体，按规范要求生成一整套文档的过程，就是按照软件开发规范完成一个软件开发的过程。
从历史经验来看，写作文档在项目开发的早期可能会使项目的进度比起不写文档要稍慢，但随着项目的进展，部门间配合越来越多、开发方对用户需求越来越细，开发者越来越需要知道系统设计的开发思路和用户的进一步功能需求，才能使自己的开发朝着正确的方向推进。一个明显的例子就是系统整合，或者某些环节是建立在其他环节完成的基础之上时，就更显现出文档交流的准确性和高效性。文档的管理虽然是一个非常烦琐的工作，但是长远来看，它不仅使项目的开发对单个主要人员的依赖减少，从而减少人员流动给项目带来的风险，更重要的是在项目进行到后 10%的时候起到拉动项目的作用。所以，在使用工程化的原理和方法来指导软件的开发和维护时，应当充分注意软件文档的编制和管理。
