编者按：让档案“活”起来！
浙江省档案馆联合潮推出“浙档有品”专栏，宣介全省档案馆工作品牌，展现时代价值。
“水清岸绿苕溪畔，碧波荡漾太湖南。”浙江湖州，自古以来因水而名、因水而兴、因水而美。一部湖州史，离不开历朝历代的治水史。
对于这样一座城市而言，水文档案的意义非比寻常。细致、全面的资料留存，不仅可以了解水资源的供需情况，预测未来水文情势变化，更有利于探寻历史演变规律，为流域治理提供坚实的数据支撑。
如今，无需人工操作，湖州市中心城区的19个监测点的数据都能实现自动上传、整理、移交等全流程电子化归档，大幅提升水文档案记录的实时性、准确性。
湖州市域数字档案管理服务一体化系统
这正是“湖档直通车”模式下的应用场景之一——近年来，湖州市档案局馆探索打造数字档案管理服务的“湖档直通车”模式，聚焦档案“收、管、用、治”核心业务流程，让沉淀的资料数据跑起来、用起来、活起来。
系统重塑 推动档案管理服务的迭代跨越
随着数字政府建设的推进，具有保存价值的电子文件数量与日俱增，如何智能化开展档案管理，协调好规范归集整理和高效调阅利用成为档案工作亟须破题的关键。
“例如，党政机关、企事业单位的档案移交，过去一直是项‘年度工作’，整理周期长、节奏滞后，不仅费时耗力，还存在归档路径不明、标准不一、内容不全等问题。”湖州市档案馆相关负责人表示，当数字化成为不可避免的趋势和未来的方向，有必要对档案服务基层治理的组织架构、方式流程、手段工具进行全方位、系统性重塑。
打造整体智治的创新标杆，湖州有基础，有底气，也有打法。此前，湖州市档案局馆已搭建起“湖州市电子文件管理统一平台”，实施电子业务数据在线电子化归档。同时积极探索电子公文归档工作，成为全国较早实现电子公文在线生成、在线归档、在线移交进馆的数字档案馆，于2018年成功创建“全国示范数字档案馆”。
技术不断迭代升级，平台基础能力大幅提升，也为更丰富的场景化应用打下了坚实基础。2021年，在高分通过国家档案局、国务院办公厅电子政务办公室、国家电子文件管理部际联席会议办公室联合验收的“湖州办公自动化系统及水利业务系统电子文件单套归档管理”试点工作后，湖州市档案局馆围绕全省档案工作数字化改革总体思路，主动承接全省“浙里数字档案”重大应用试点任务。
新的问题随之产生，如何打通各部门间的信息壁垒，让系统真正好用、实用？为了找准发力点，湖州市档案局馆开展了大量前期调研准备工作。“从档案应用来说，涵盖了‘收、管、用、治’四个环节。”湖州市档案馆技术保护处相关负责人提到，“如果做到收得齐全、管得精准、用得方便、治得智能，相当于实现了全流程质的提升，有利于充分发挥档案信息资源价值。”
湖州市域数字档案管理服务一体化业务场景
经过近半年的准备和测试，湖州市域数字档案管理服务一体化系统上线运行，构建起市-区县-乡镇-社区（村）四级纵向联动、市直机关部门横向协同的档案治理网络。诸多令人眼前一亮的档案数字化转型现实图景，徐徐呈现在城市建设管理和市民生活服务中。
全链贯通 实现信息档案资源全量归集
打开数字档案管理服务一体化系统，上面清晰呈现了档案接收、数字档案室、档案专题库等多个子系统。对于各级机关部门来说，这是一个资源共享的“中央大厨房”，也是一个打通“收集-归档-利用-反馈-评价”全链条的融合协作平台。
以档案接收为例，数字档案管理服务一体化系统中打造了线上直通子场景，自动辨别档案分类方案、文件材料归档范围、档案保管期限表“三合一”目录，并依托“文件资料”功能模块，实现党政机关内部各类文件资料线上接收直通。
湖州市域数字档案管理服务一体化系统驾驶舱
“以前我们需要填写纸质申请表，将盖章的纸质文件与电子文件一起送至档案馆。现在借助一体化系统，只需点击平台的‘上传’按钮，就能在线完成档案移交。”湖州市委办档案管理相关负责人告诉，归档“零次跑”大大提高工作效率，也进一步提高了机关办公现代化水平。
流程在变，观念也在不断更新。目前，多个党政机关已将档案收集前移至文件资料生产部门，“我们每个处室都明确了兼职档案员，按月上传、筛选需要移交的档案，确保各类电子档案‘应归尽归、应收尽收’。”市委办档案管理相关负责人提到，“系统上线后，仅4个多月，我们已经整理、归档了590份账外文件，接近过去一年的数量。”
数字档案管理服务一体化应用还探索了数字赋能档案管理的更多可能。湖州市档案局馆还可以发起重大活动和突发事件的专题档案收集。各部门之间档案信息的共享与协同工作更加顺畅，不仅节省时间和资源，也能为规划决策提供参考，为重大项目推动提供有力支持。
除此之外，这一系统也大大突破了各类查档服务需求的“时空限制”。通过打通各类查档服务通道，湖州市档案局馆在浙政钉上线“湖档直通车”小程序，实现档案资料机关内部线上查、单位间协查、基层站点就近查。
重在实用 更好发挥档案服务价值
湖州在探索“两山”转化通道中走出了一条可持续发展之路，成为美丽中国的一个缩影。
为擦亮这张城市金名片，湖州市档案局馆以一体化平台为依托，着重建设“绿水青山就是金山银山理念专题数据库”，涵盖碳达峰碳中和、脱贫攻坚、疫情防控、上市企业等内容，目前已归集2.1万余份档案。
丰富的档案资源是展示绿色发展样板成果的基础。近年来，专题数据库在“建党百年 辉煌湖州”大型图片展、“喜迎二十大 档案颂辉煌”“在湖州看见美丽中国——湖州践行‘八八战略’20周年暨撤地建市40周年大型主题展”等展览中提供了重要的内容支撑。
在此基础上，湖州市档案局馆在线编研，先后提交《湖州市接轨大上海、融入长三角历程回顾及思考》《湖州与亚运会》《循迹溯源悟原理 凝心聚力促发展》等资政文章，为推动生态文明建设的深入发展提供了重要参考。
档案利用模块
“湖档直通车”也在切实提升为民服务能力和质量下功夫。据介绍，系统与省档案馆电子出证系统连接，打通全市三县两区区域数字档案管理服务一体化平台，实现了市、县（区）、乡镇（街道）、村（社区）查档贯通。老百姓只需带有效证件，即可就近在便民服务中心，足不出村查询全市档案，并以电子邮件、邮寄、档案馆自取、电子出证等多种方式，获取所需档案，实现了“数据多跑路、群众少跑腿”，真正方便老百姓查档。
“在系统运行过程中，我们注意到，档案管理‘重藏轻用’的观念仍有待转变，需要加快各类应用整合，推进数字档案管理服务一体化应用的基层延伸拓展。”湖州市档案馆相关负责人表示，下一步，湖州市档案局馆将以用促改，不断迭代升级应用功能，打造好全链贯通、全域共享的“湖档直通车”新模式。
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